一、毕业生档案去向

（一）去向详细解释（以下供参考，具体地址请与当地相关部门联系确认）

    1、上海户籍学生(不包括外地户籍迁到学校的学生)，档案接收地填写户籍所在地的区级就业促进中心。

    2、外地户籍学生（包括外地户籍迁到学校的学生），可根据自身情况选择转到户籍所在地的区级/县级/市级的档案接收单位；“档案接收单位”可以是人才服务中心/人才交流中心/人才市场/人力资源和社会保障局等等。

特别提醒：上海各区的就业促进中心不接收非本区户籍人口的档案。外地户籍在沪就业的毕业生千万不要把个人档案转到上海各区的就业促进中心。

    3、如果档案要转到本人工作单位，请一定事先确认该工作单位是否具有档案保管权限，严禁将档案转入没有档案保管权限的用人单位。

特别提醒：为了确保毕业生档案的安全，档案选择转入工作单位时请向工作单位索要调档函。

    4、考取专升本、研究生的同学，根据录取学校调档函填写档案去向地址。

（二）特别注意事项

1、档案一经寄出，如出现以下情况档案即为无效档案，学生处一律拒收无效档案的退回，以此造成的后果，由学生本人自负。

■转入无档案保管权限的单位的档案即为无效档案；

■档案不允许个人转递和保存，因各种原因落入个人手中的档案即成为无效档案。

2、不要将档案暂存在学校。根据《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函﹝2015﹞39号）的规定：“毕业生档案经由邮政EMS标准快递寄出。”毕业生档案暂存之后办理档案转出时，档案只能作为学生学籍档案经EMS寄出，不能按照“流动人员人事档案”经机要寄出。

学校寒暑假期间不能正常出档，如确需在暑假前出档，请于6月12日之前告知辅导员。因以上事实造成未能按照档案接收单位的要求及时寄送档案的，或是影响本人后续职称评定、干部身份认定、出具有关证明、政审意见、考资格证、出国审查、养老保险、住房补贴发放、办理准生证、入党等情况的，其后果由毕业生本人承担。

二、毕业生档案转递流程

1、学生本人联系辅导员办理转档手续，填写转档信息。（包括档案接收单位及部门名称、具体地址精确到楼号房间号、档案接收人、联系电话、邮编，具体档案接收地信息以本人确认为准）  

2、学生处检查学生档案材料齐全后封装，通过中国邮政EMS“以学生档案专递”形式统一寄送。

三、学生档案常见问题 

1、什么是学生档案？有什么意义？

学生档案主要是学生在高等院校学习期间形成的个人档案。这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门，与工作以后在单位形成的个人档案构成个人的人事档案。

人事档案与本人一生息息相关。学生毕业后的工作、学习、生活都要利用到人事档案，如职称评定、确认工龄、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，以档案里记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。

根据相关规定，毕业后档案未及时转出学校的，学校将不再开具任何与档案有关的证明。

2、将学生档案内有哪些材料？

学生档案一般由以下材料组成：

（1）学籍材料：

高中阶段：高中生毕业生登记表（学籍表、成长记录等）、高考材料（高考报名登记表、志愿卡等）。

本专科阶段：新生入学登记表、高等学校毕业生登记表、成绩单、奖惩材料等。

（2）党团材料：入团志愿书；入党志愿书、入党申请书、转正申请、自传、思想汇报、政审材料等。

（3）其他材料：士兵档案（如果在校期间参军的学生）等。

3、学生毕业时如何对待自己的档案？

许多毕业生对档案不了解，也不关心。有的同学毕业多年，档案还滞留在学校，或将档案放在家里，甚至不知档案在哪里，对自己个人发展造成了很大影响。

学生正常毕业，档案通常有以下两种方式进行处理：

①就业单位具有人事档案保管权限，档案可以直接转至单位进行保管；

②就业单位没有人事档案保管权限，或未就业、灵活就业、留学（非公派）等情况，人事档案一般转到户籍所在地所属的县级以上政府人事部门（人力资源和社会保障局）或人才服务机构等保管。

因此学生毕业时应当确认就业单位是否具有人事档案保管权限，如果有的话则档案可直接由单位负责接收；若单位没有人事档案保管权限，则由户籍所在地的相应人才服务机构代管档案，不影响个人转正定级和其他档案相关服务。

假若学生读书期间因中途退学、转学等情况提前离校，应到学生处办理退学、转学和档案调出手续。若因档案滞留造成断档或其他不良后果，根据相关规定档案馆不承担责任。

学生毕业及日后工作变动时，一定要留意个人档案的去向情况，以免影响到工龄计算、职称评定等其他各项事宜。留心个人档案去向，做到“档随人走”或“档随户走”。

4、人事档案可以自己管理吗？

人事档案是国家规定的机密文件，不能由个人进行管理。档案转递过程也是采用“公对公”的形式，由学校通过邮政EMS毕业生档案专递进行邮寄，绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。个人人事档案不允许个人自带或委托他人代领。

5、哪些机构有权保管人事档案？

中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知 （人社部发〔2021〕112号）中第四条明确规定了高校未就业毕业生及自费出国留学人员的档案属于流动人口档案。第四条  本规定所称流动人员人事档案主要包括：

（一）非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；

（二）辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；

（三）未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；

（四）自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案；

（五）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

（六）自由职业或灵活就业人员的人事档案；

（七）其他流动人员的人事档案。

文件第五条和第六条明确规定了流动人员人事档案的保管机构。

第五条  流动人员人事档案工作遵循“集中统一、归口管理”原则，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门、档案主管部门的指导和监督。

第六条  流动人员人事档案管理服务机构（以下简称档案管理服务机构）包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。从2015年1月1日开始各全国各级人才中心等档案保管机构已经取消了流动人员人事档案管理费。

6、为什么建议学生毕业时要及时将档案转出学校？

学生处并非流动人员档案保管机构，无法添加毕业后个人工作的档案记录，如转正定级、职称评定等。为避免学生毕业后的个人利益受到影响，学生毕业后应将档案转出学校。

    根据相关规定，学生毕业后档案应及时转出，学校不再进行保管。毕业后档案未及时转出的，学校将不再开具任何与档案有关的证明。

7、毕业生个人档案投递应该注意？

（1）毕业时，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管（通常情况下档随户走，户口在哪里，档案就保管在户口所在地的县级以上的人社局/人才交流中心/就业促进中心）。

（2）区分就业单位是否具有档案保管权限。

（3）按相关规定，外地生源持上海居住证，其档案不能留在上海。

（4）考取专升本、研究生的同学，拿到录取通知书后，需及时将录取学校的调档函及时呈报给学院辅导员老师办公室，保证档案在毕业后能够及时寄出。